Come già espresso nella pagina: lou-it-openoffice-Base-0001-001, Il significato del termine "Database", viene indicato con il termine "Campo" un'area destinata allo stesso tipo di dati. I campi possono essere a lunghezza fissa oppure variabile, dipende da tipo di accesso che si avrà per quel dato archivio (o file). Il "Record" è un insieme di campi che sono in relazione tra di loro. In relazione tra di loro, significa che quello che è espresso in un determinato campo di un record è esclusivamente riferito (e quindi, è in relazione) agli altri campi dello stesso record. Il "File" (o archivio) è l'insieme di tutti i record che devono essere omogenei tra di loro.

L'immagine, illustra la differenza tra campo, record e file (o archivio).

Nota: Per conoscere i vari tipi di campi dell'OpenOffice "Base", vedere la Tabella: lou-it-openoffice-Tab-0001-001, I tipi dei campi dell'OpenOffice "Base".