Una funzione è una particolare procedura che, una volta eseguita, restituirà un risultato.

Il programma "Base" dell'OpenOffice prevede delle funzioni predefinite che eseguono delle operazioni tra i dati di una colonna di una tabella (o anche di più tabelle che possono essere in relazione tra di loro) e restituiscono un risultato, utilizzando un unico campo della stessa colonna.

Quindi (tranne per la funzione "Gruppo"), se vi sono più campi presenti, tutti devono avere una funzione applicata in modo che ogni campo occuperà non più di una casella.

Inoltre, ogni funzione deve risultare applicabile ed un significato per i dati contenuti nella colonna. In altre parole, non ha senso usare la funzione "Media" per valori di tipo stringa.

Le funzioni predefinite sono:

• Media, (funzione di tipo numerico) emetterà la media di una serie di numeri, sommandoli e dividendoli per il loro numero;

• Quantità, (funzione di tipo numerico e stringa) emetterà il numero di records che compongono la colonna;

• Massimo, (funzione di tipo numerico e stringa) emetterà il valore massimo di una colonna;

• Minimo, (funzione di tipo numerico e stringa) emetterà il valore massimo di una colonna;

• Somma, (funzione di tipo numerico) emetterà la somma di tutti i campi della colonna;

• Gruppo, (funzione di tipo numerico e stringa) raggrupperà tutte le occorrenze uguali di ogni elemento e ne emetterà soltanto il primo che trova (praticamente non visualizza i doppioni).

Nel nostro esempio, si ha una colonna di valori numerici interi. Dopo avere dichiarato il campo nell'apposita cella ed il nome della tabella, si apra l'elenco a discesa delle funzioni e si scelga quella desiderata.

Si prema il pulsante di attivazione della ricerca ed il risultato sarà riportato in una unica cella della colonna (o campo) interessata.

In quest'altro esempio, si nota l'applicazione di differenti funzioni su più campi ed, in un caso, due funzioni diverse sullo stesso campo.

Quando si usa la funzione "Gruppo", il numero di righe della tabella di ricerca aumenta in relazione alle voci che rappresentano dei gruppi distinti dell'archivio esaminato.

Come già spiegato, la funzione "Gruppo" provvede a raggruppare le varie voci uguali e ne emette una per ogni gruppo che si è formato evitando di emettere i doppioni.