Un "Database" (o "Data base") è un insieme di archivi integrati ed in relazione tra di loro che è interrogabile da uno o più utenti, i quali sono collegati al computer tramite una rete locale o remota. Il termine "integrato" sta ad indicare che i vari archivi che formano il data base sono unificati in un unico archivio e non in tanti sottoinsiemi, in modo tale che ogni archivio diventa una parte essenziale di tutto il complesso.

Prima di procedere oltre, comunque, è bene chiarire alcuni termini propri degli archivi di dati. Con il termine "Campo" si intende uno spazio che è riservato sempre allo stesso tipo di dati. Il "Record" è costituito da un insieme di campi che sono tra di loro in relazione. Uno o più records costituiscono il "File" o l'archivio dei dati. In altre parole, il campo può essere anche definito la colonna di una tabella, ed ogni record un rigo.

E' bene riscontrare a questo punto la differenza che esiste tra la struttura fisica e la struttura logica dei dati (cioè, dei records) dentro un archivio. L'organizzazione (o struttura) fisica è la sequenza - gestita dal sistema operativo - per la memorizzazione dei records in un supporto di memoria di massa come il disco rigido. Invece, l'organizzazione (o struttura) logica dei dati consiste in una disposizione strutturale che viene progettata dal programmatore, in modo da avere un accesso molto più rapido al singolo record. Per fare un esempio, se non vi  è alcuna organizzazione logica di dati in un dato archivio, l'archivio sarà interrogabile soltanto in maniera seriale o sequenziale. Da ciò ne consegue che per rintracciare un dato record, in media occorreranno 1+n/2 passaggi alla volta. La formula 1+n/2 deriva da una semplice constatazione: se la prima volta troverò il record al primo passaggio, la seconda volta sarà all'ultimo posto (cioè, alla posizione n, dato che n rappresenta il numero totale di records esistenti nell'archivio). Il che significa che in un archivio di 10.000 records, con la ricerca sequenziale saranno in media necessari 5.001 passaggi.

Questo inconveniente ha portato, nel corso della storia dell'informatica, allo studio di nuovi sistemi di organizzare i dati in un archivio, che è appunto quella che viene denominata "l'organizzazione logica dei dati". Esistono diversi tipi di organizzazione logica dei dati, che sono stati codificati ed omologati nell'aprile del 1971 dal Codasyl. Per esempio, si ha l'accesso sequenziale con indice, le liste e così via.

Per gestire una organizzazione di dati del tipo ad accesso sequenziale con indice (o indexed) è necessario disporre anche di un archivio che gestisce le chiavi (dalle quali derivano gli indici), che sono dei puntatori al primo record di una data sequenza di records dell'archivio dei dati. Questo indice, viene determinato (nella fase di "Indicizzazione") dal "Campo chiave" o "Chiave primaria" del record dati. La struttura ad accesso sequenziale con indice, richiede la riorganizzazione periodica dei dati ed è quella normalmente utilizzata dagli odierni data base dei vari software integrati.

Il data base è costituito da un insieme di archivi i cui dati sono integrati ed in relazione tra di loro. Lo scopo delle relazioni è quello di associare ad un singolo record di un dato archivio uno o più records di un altro. In certi casi, è comunque possibile anche associare ad un record di un archivio un altro archivio. Le relazioni possono essere, del tipo univoco, cioè ad un elemento del primo archivio corrispondono uno o più elementi del secondo o biunivoche quando, cioè, ad ogni elemento del primo archivio corrisponde un elemento del secondo e viceversa. Il tipo di organizzazione delle relazioni che si utilizza nei vari software odierni, dato che è determinato dal confronto che viene effettuato tra un campo di un archivio ed uno di un altro, richiede che siano presenti campi uguali in archivi diversi. Questo tipo di organizzazione delle relazioni in un data base, prende il nome di "data base relazionale".

Allora, in un "data base relazionale", per creare le relazioni tra i records di un archivio con i records di un secondo archivio, basta avere due campi di due archivi diversi che, però, contengano gli stessi dati. Se si ha un archivio di clienti, ad esempio, con un campo denominato "DENOMINAZIONE DITTA", per avere una relazione con l'archivio delle fatture emesse, si dovrà avere lo stesso campo in quest'ultimo. In questo modo, si potrà, in qualsiasi momento, avere l'elenco completo delle fatture emesse per cliente, indicando soltanto la denominazione della ditta del cliente. Il vantaggio della struttura relazionale in un data base è quello che tale struttura è facilmente applicabile dai programmi che gestiscono archivi, mentre ha il difetto della cosiddetta ridondanza dei dati; infatti, il campo "DENOMINAZIONE DITTA" comparirà sia nel primo che nel secondo archivio, creando così una duplicazione di dati. Altri tipi di strutture, ad esempio quelle gerarchiche, non presentano, invece, questo determinato inconveniente, per il fatto che i records di un archivio sono in relazione con quelli di un altro tramite dei campi numerici, chiamati puntatori.